Уся інформація була розподілена між окремими базами без жодної консолідації. Кожне підприємство концерну вело власний облік, і звести ці дані в єдину систему обліку можна було тільки вручну.
Консигнація • Роздріб • Виробництво
Єдина система для 3 200+ працівників: як ми об'єднали облік концерну «Хлібпром»
ПрАТ «Концерн Хлібпром» — виробник хлібної, хлібобулочної та кондитерської продукції, а також тістових напівфабрикатів, із мережею хлібозаводів та елеваторів і штатом понад 3 200 працівників. Наша команда об'єднала кілька юридичних осіб концерну в єдину інформаційну систему, що охопила управління договорами, автотранспортом, грошовими коштами, зведеним бюджетом і собівартістю продукції.
📊 20 разів
менше інформаційних баз у концерні
⏱ 2–4 дні
роботи бухгалтера замінено автоматизацією
🎓 850 користувачів
навчено працювати в єдиній системі
Ситуація замовника до проєкту
До складу концерну входили кілька юридичних осіб, а також мережа хлібозаводів та елеваторів, кожне з яких вело частину обліку окремо.
Тривале завантаження форм, звітів і консолідованих даних підприємств уповільнювало оперативний облік, контроль бюджету та розрахунок собівартості. Через очікування відповіді системи користувачі витрачали робочий час, а дані вносили з відставанням у часі, що знижувало актуальність і достовірність інформації. Керівництво отримувало оперативні дані пізніше, ніж потрібно було для своєчасних управлінських рішень.
Дані про договори, рух коштів, витрати й виробництво велися в окремих таблицях і паперових документах, що потребувало значних трудовитрат і призводило до помилок, дублювання та розбіжностей між підприємствами концерну. Дані надходили із запізненням, а їх консолідація для керівництва вимагала додаткового часу на звірку й зведення.
Відсутність єдиних регламентів, типових форм документів і закріплених відповідальних осіб призводила до того, що однакові операції на різних підприємствах концерну виконувалися по-різному. Через це виникало паралельне виконання однакових функцій, затримки погодження договорів і платежів, а також складнощі з контролем виконання бюджету та консолідацією даних.
Завдання та критичні вимоги
Запит клієнта передбачав побудову єдиної інформаційної системи, здатної підтримати перехід концерну на нову організаційну структуру, прискорити підготовку управлінської інформації та забезпечити наскрізну аналітику від зведених показників до первинного документа.
1. Вчасний перехід на нову організаційну і юридичну структуру
Система мала підтримувати перехід концерну та його підприємств на нову структуру без перерв в обліку та управлінні: оперативно оновлювати довідники юридичних осіб, підрозділів і договорів, зберігати історичні дані та коректно переносити залишки, зобов’язання і бюджети на нові суб’єкти.
2. Оперативна підготовка інформації
Формування управлінської та фінансової інформації мало відбуватися у стислі строки без ручного зведення даних, що вимагало автоматичної консолідації даних підприємств, готових шаблонів звітів і достатньої швидкодії системи.
3. Оптимізація швидкодії
Система мала забезпечувати прийнятний час відгуку при роботі з формами, формуванні звітів і консолідації даних підприємств, зокрема за умови одночасної роботи багатьох користувачів і зростання обсягів інформації.
4. Розгорнута аналітика з переходом до первинного документа
Система мала надавати зведену аналітику з можливістю послідовної деталізації від підсумкових показників концерну до рівня підприємства, статті та окремої операції, а з будь-якого показника переходити до первинного документа (договору, платіжного доручення, накладної, акта), на підставі якого сформовано цей показник.
Що і як наша команда зробила
Управління договірною діяльністю
Ми визначили й упорядкували єдиний набір ознак, за якими договори описуються в базі: вид і предмет договору, контрагент, підприємство концерну, сума, строки дії, статус, відповідальна особа, стаття бюджету.
Завдяки цьому всі підприємства вносять договори за однаковою структурою, а дані можна швидко шукати, групувати, консолідувати й пов’язувати з бюджетами та платежами.
Паралельно ми розробили та офіційно затвердили стандартні шаблони договорів за основними видами операцій, щоб уніфікувати умови, зменшити юридичні й фінансові ризики та скоротити час на підготовку й погодження на всіх підприємствах концерну.
Для сканованих примірників договорів виділили захищену папку на сервері з розмежуванням прав доступу й резервним копіюванням, а саму діючу базу договорів перенесли в автоматизовану систему разом із механізмом погодження нових договорів.
У результаті концерн отримав упорядковану й захищену базу договорів з типовими формами, централізованим сховищем сканів і впровадженим механізмом погодження нових договорів.
Управління автотранспортом
Ми впровадили внесення управлінської інформації про рух зерна та його переробку в борошно, а також планування й оптимізацію маршрутів перевезень зерна, борошна й відходів переробки. Рух транспорту фіксується електронними шляховими листами та журналом рейсів, пов’язаними з товарно-транспортними накладними.
У результаті в концерні впровадили облік руху зерна та оптимізували процеси перевезень.
Управління грошовими коштами
Ми перевели облік руху грошових коштів із ретроспективного контролю на керований бюджетний процес, у якому витрачання коштів контролюється заздалегідь і прозоро аналізується.
Контроль перенесли на етап до здійснення платежу: система автоматично блокує рух коштів за статтями, яких немає в бюджеті або за якими перевищено ліміти, тож перевитрати запобігаються заздалегідь, а не виявляються постфактум.
Бюджетні дані тепер формуються в системі автоматично, без ручного добору з бази бухгалтерського обліку. Раніше, за даними клієнта, головний бухгалтер витрачав на цей добір 2–4 дні після закриття кожного місяця.
Система також дає аналіз виконання кожної статті бюджету в розрізах операцій, центрів відповідальності, підприємств і періодів, із зіставленням руху коштів за статтями: накопичення витрат і відхилення плану від факту видно без додаткових розрахунків.
Операції тепер відносяться до статей за єдиними правилами й довідниками, що зменшило кількість помилок трактування та технічних помилок. Єдина методика та порядок застосування цін між юридичними особами концерну прибрали розбіжності й спотворення фактичних даних.
Консолідація бюджету
Ми акумулювали в єдиній системі процеси формування, контролю та аналізу виконання бюджету, які раніше велися окремо з ручним зведенням. Оперативний контроль використання фінансових ресурсів тепер забезпечується блокуванням руху коштів за статтями, не передбаченими бюджетом або такими, що перевищують встановлені обсяги, а аналіз виконання окремих статей бюджету супроводжується детальною аналітикою.
Контроль витрат перейшов від ретроспективного (перевитрати виявлялися вже після здійснення платежів) до оперативного. Аналітика, яка раніше не дозволяла зіставити рух коштів за статтями та центрами відповідальності, тепер показує детальний аналіз кожної статті в розрізах операцій, центрів відповідальності, підприємств і періодів.
Оперативний розрахунок собівартості
Ми реалізували автоматичне формування зведених звітів і порівнянь, автоматизували розрахунок і закріпили єдину методику обліку витрат.
Інформація про наявність і рух матеріальних та фінансових ресурсів тепер надходить у центральну інформаційну систему не пізніше дня, наступного за звітним, без повторного дублювання даних і ручного відстеження змін.
Робота з командою замовника
Над проєктом з боку нашої команди працювали куратор, проєктний менеджер, аналітики та програмісти. Взаємодію з командою клієнта організували через архітектурні обговорення, технічні завдання, демонстрації та навчання.
Навчання пройшли 850 користувачів концерну у 5 хвиль.
Ключовою умовою успіху проєкту став високий рівень управлінського персоналу концерну. Підтримка та вдосконалення системи тривають на постійній основі й після запуску.
Нестандартні технічні рішення
Агрегування бухгалтерських проведень
Дані про рух матеріальних і фінансових ресурсів з кількох юридичних осіб концерну автоматично агрегуються в єдиній системі й надходять у центральну базу не пізніше дня, наступного за звітним, без ручного зведення з окремих облікових баз кожного підприємства.
Робота в єдиному сервері
Замість розрізнених баз кожного підприємства концерн отримав одне середовище для всіх даних, що й дало скорочення кількості інформаційних баз у 20 разів і зняло потребу в ручній звірці даних між підприємствами.
Розробка конфігурації на підставі базової бухгалтерської платформи
Функціональність управління договорами, грошовими коштами та зведеним бюджетом ми побудували як розширення базової бухгалтерської платформи. Це дало змогу зберегти єдиний контур обліку для всього концерну, не розпорошуючи функціональність по набору слабко пов’язаних інструментів.
Результати
Менше навантаження на ІТ-підтримку та нижчий ризик збоїв
Скорочення кількості інформаційних баз у 20 разів означає менше систем, які потрібно підтримувати й синхронізувати, і усуває ризик збоїв, що раніше виникали через розрізнену інфраструктуру.
Управлінські рішення на основі свіжих даних
Інформація про рух матеріальних і фінансових ресурсів надходить у центральну систему з лагом не більше доби — керівництво вже не чекає на оперативні дані довше, ніж потрібно для своєчасного рішення.
Час головного бухгалтера звільнено для аналізу, а не для збору даних
Ручний добір даних, що раніше займав 2–4 дні після закриття місяця, замінено на автоматичне формування бюджетних даних.
Контроль бюджету перенесено на етап до здійснення платежу
Рух коштів за статтями, яких немає в бюджеті або за якими перевищено ліміти, система блокує автоматично.
Договори всіх підприємств — за однаковою структурою
Кожне підприємство концерну веде договори за єдиним форматом, зі спільним захищеним сховищем сканів і єдиним механізмом погодження нових договорів.
