Управлінська зарплата рахувалася в Excel-таблицях, окремо від операційного обліку групи.
Управлінський облік • Заробітна плата • Мультивалютність
Налаштування нарахування та виплати заробітної плати, а також взаєморозрахунків з ФОП в управлінській базі BC
Управлінська база отримала окрему підсистему для нарахування та виплати заробітної плати, пов'язану з обліковими групами компанії та записами в Головній книзі, а не ізольований модуль поза основним обліком. Команда CBPM Service реалізувала для HR- та фінансової команди замовника облік співробітників, трудових угод, мультивалютних нарахувань і виплат з урахуванням зарплати, уже нарахованої в локальних базах.
📑 ЗП вийшла з Excel у структуровану систему
Окремий функціональний блок в управлінській базі
📉 Мультивалютність нарахування і виплати
Нарахувати ЗП можна в одній валюті, а виплатити в іншій
🕐 Кадровий облік зібрано в одній сутності
HR-відділ бачить прийом, переведення, звільнення і нарахування в одному місці
Ситуація до проєкту
Без автоматизації було складно контролювати кадрові зміни, планові нарахування, відсутності, розрахунки та виплати в єдиній управлінській системі.
Управлінська база мала взяти на себе додаткові операції групи, зокрема зарплату, компенсації та витрати, з нарахуванням у кількох валютах (долар як валюта локальної бази і євро) і виплатою в іншій валюті незалежно від валюти нарахування.
Потрібно було врахувати в управлінській базі нарахування податків та виплату заробітної плати, здійснені в локальних базах, з урахуванням мультивалютності.
Завдання та критичні вимоги
Запит замовника передбачав створення повноцінної payroll-функціональності в управлінській базі, яка розвантажить HR- та фінансову команду замовника від ручних розрахунків і працюватиме з обліковими групами компанії та записами в Головній книзі.
1. Нарахування та виплата ЗП в управлінській базі
Реалізувати повний цикл нарахування та виплати заробітної плати всередині управлінської бази Business Central.
2. Мультивалютні нарахування і виплати
Забезпечити можливість нараховувати зарплату в одній валюті, а виплачувати в іншій, незалежно від валюти нарахування.
3. Варіанти виплат і облік ФОПів
Передбачити готівкові й безготівкові виплати та виплату на криптогаманець, а також облік ФОПів і компенсацію податків відсотком або фіксованою сумою за різними моделями залежно від країни.
4. Облік основної та бонусної частини ЗП
Реалізувати окремий облік основної заробітної плати і бонусної частини з відображенням нарахувань, виплат і компенсацій у книгах співробітників.
5. Врахування податків з локальних баз
Враховувати податки, нараховані в локальних базах, безпосередньо як витрати управлінської бази, і закривати взаєморозрахунки співробітника з урахуванням зарплати, уже виплаченої там.
Технічні обмеження:
Складність модифікації типових книг Співробітника та Операцій деталей книги операцій співробітників під вимоги замовника.
Ризики:
Нарахування зарплати одного співробітника в різних валютах у межах одного документа, а також відображення заборгованостей на початок і кінець періоду для працівників, у яких зарплата нарахована у валюті, відмінній від долара.
Що і як зробила команда CBPM Service
Функціональний блок нарахування та виплати ЗП
◻ Реалізовано окремий функціональний блок для нарахування та виплати заробітної плати в управлінській базі. Рішення розроблено під вимоги замовника і не включає повний податковий розрахунок у межах управлінської бази: податки, нараховані в локальних базах, забираються в управлінський облік як витрати.
◻ Реалізовано мультивалютність (нарахування в одній валюті, виплата в іншій) і різні варіанти виплат: готівка, безготівковий розрахунок, виплата на криптогаманець за окремим запитом фінансової команди замовника.
◻ Враховано облік ФОПів і механізм компенсації податків, якщо компанія бере такі витрати на себе, з налаштуваннями для різних податкових ставок і моделей компенсацій залежно від країни.
Модифікація облікових книг співробітників
Модифіковано книги операцій співробітників і детальні книги: додано поля для коректного відображення нарахувань, виплат, компенсацій і бонусів.
Логіка основної та бонусної частини ЗП
Зарплатна логіка поділена на дві частини: основну (посадовий оклад, премії, компенсації та інші регулярні чи разові нарахування) і бонусну, яка залежить від результатів продажів і прибутку по угодах.
◻ Для бонусів реалізовано окрему логіку розрахунку залежно від типу менеджера, періоду нарахування та виконання плану: частина розраховується за результатами місяця, частина за результатами кварталу, частина з урахуванням річного плану.
◻ Для квартальних бонусів передбачено поетапну виплату: частина після кварталу за умови виконання плану, остаточний перерахунок і доплата після аналізу річних результатів.
◻ У річній моделі сума бонусу збільшується при перевиконанні плану і зменшується при недовиконанні, а покриття основної зарплати бонусами контролюється окремо: нарахування відбувається постійно, виплата залежить від визначених контрольних умов.
Складні моменти і нестандартні рішення
Типова функціональність Business Central не передбачає нарахування і виплату заробітної плати в управлінській базі, а тим більше мультивалютних сценаріїв, коли нарахування ведеться в одній валюті, а виплата в іншій.
Рішення також не включає повний податковий розрахунок у межах управлінської бази, тому податки, нараховані в локальних базах, потрапляють в управлінський облік як витрати.
Окремим нестандартним моментом стало врахування ФОПів і компенсації податків, якщо компанія бере такі витрати на себе, з різними моделями залежно від країни, а також розділення зарплатної логіки на основну частину і бонусну.
Детальна логіка розрахунку бонусів, з урахуванням товару, посади та виконання планів, винесена в окремий напрям.
Методологія впровадження
Реалізацію вели за спринтовою методологією CBPM Service: зібрали вимоги HR- та фінансової команди замовника, узгодили верхньорівневу концепцію і деталізували технічне завдання за кожним сценарієм виплат.
Після розробки і тестування продемонстрували функціонал замовнику, врахували уточнення щодо моделей компенсацій і бонусної логіки, після чого показали фінальну версію і запустили її в промислову експлуатацію. Супровід і консультування тривають у робочому режимі.
Робота з командою замовника
Однією з ключових умов успішного виконання проєкту стало те, що замовник призначив відповідального керівника проєкту з повноваженнями приймати рішення, а перша особа долучилася як спонсор проєкту до щомісячних координаційних нарад.
Це дало змогу підтримувати оперативну комунікацію, своєчасно узгоджувати питання й контролювати виконання завдань без затримок і потреби в ескалації.
Якісні результати:
Payroll-функціональність в управлінській базі: реалізовано окремий функціональний блок для нарахування та виплати заробітної плати, з мультивалютними нарахуваннями і виплатами, готівковими, безготівковими та крипто-варіантами виплат, а також обліком ФОПів і механізмом компенсації податків.
Зарплатна логіка поділена на основну і бонусну частину, для бонусів передбачено окрему логіку розрахунку залежно від типу менеджера, періоду нарахування та виконання плану.
Модифіковані облікові книги: книги операцій співробітників і детальні книги доопрацьовано для коректного відображення нарахувань, виплат, компенсацій і бонусів.
Менше ручної роботи для команди замовника: розрахунки, які раніше велися вручну в Excel, тепер відбуваються в системі з контролем валют, компенсацій і кадрових змін.
Кадровий облік реалізовано через сутність Трудова угода: забезпечено вимоги замовника в частині кадрового обліку.
Реалізовано сутність Трудова угода, яка збирає щодо співробітника інформацію про прийом, кадрове переведення, звільнення, зміну посадових параметрів, структурний підрозділ, валюту нарахування заробітної плати, перелік видів нарахувань та іншу кадрову й облікову інформацію.
