До проєкту весь управлінський облік у розрізі потенційних угод вівся в зведених таблицях Excel. Регламентований облік відображався окремо за локалізаціями кожної країни, зокрема в 1С.
Управлінський облік • Потенційні угоди • Дистрибуція ПЗ
Налаштування обліку потенційних угод і термінів дії ліцензій в управлінській базі Business Central
IITD продає програмне забезпечення через партнерську модель: закупівля у постачальника, розгортання у кінцевого споживача, тестування та отримання оплати проходять через партнера, а значна частина процесу ведеться в CRM. Команда CBPM Service розширила управлінську базу так, щоб потенційна угода стала центром обліку продажів, закупівель, термінів дії ліцензій і маршруту товару.
📑 Потенційна угода стала єдиним центром
обліку продажів, закупівель, товару та ліцензій
📉 Управлінський облік вийшов з Excel
Дані щодо угод тепер в одній структурованій системі
🕐 Терміни дії ліцензій під контролем
фіксуються в закупівлях і друкованих формах
Ситуація до проєкту
Ручне ведення даних у кількох джерелах створювало ризик дублювання інформації та ускладнювало відстеження маржі, закупівель і продажів за конкретною угодою. Єдиного місця для контролю термінів підписок і ліцензій не було.
Побудова управлінської бази як центру обліку групи вимагала передавати в локальні бухгалтерські бази документи продажу і закупівлі з правильним контекстом угоди, а не окремо від неї.
Процес охоплював кілька компаній і локальних баз у різних країнах, CRM як первинну систему для менеджерів, кілька типів документів продажу і закупівлі та багаторівневі маршрути товарів.
Завдання та критичні вимоги
Запит компанії IITD передбачав розширення функціоналу управлінської бази так, щоб потенційна угода стала повноцінним об’єктом обліку, а не довідковою позначкою.
1. Облік потенційних угод у закупівлях і продажах
Прив’язати кожну операцію закупівлі й продажу до конкретної угоди без розриву даних між документами.
2. Контроль термінів дії ліцензій
Вести терміни дії ліцензій у документах закупівель, з обов’язковим заповненням для окремих категорій товарів.
3. Товари та маршрути потенційної угоди
Створити товари потенційної угоди й відстежувати маршрут товару в межах угоди від закупівлі до продажу.
4. Готовність до майбутніх обмінів з локальними базами
Закласти структуру, яка згодом дозволить передавати документи в локальні бухгалтерські бази з уже готовим контекстом угоди.
5. Ідентифікована собівартість
Забезпечити облік ідентифікованої собівартості закупівлі і продажу товарів у межах угоди.
Технічні обмеження:
Рішення мало працювати в межах Business Central, спираючись на типові документи там, де це можливо, і розширюючи їх кастомними полями та таблицями лише там, де стандартного функціоналу не вистачало.
Організаційні обмеження:
Процес не міг зупиняти роботу менеджерів у CRM і бухгалтерів у локальних базах, тому частину обмінів з бухгалтерськими базами винесли в окреме деталізоване технічне завдання.
Що і як зробила команда CBPM Service
Картка потенційної угоди як центр даних
У картку потенційної угоди команда додала блок, що інтегрується з CRM, та окремий розділ для перегляду руху товарів у межах угоди.
У документах закупівель і продажу додано поле Потенційна угода, через яке всі пов’язані операції зв’язуються в єдиний контур.
Під час обліку документів система автоматично накопичує в окремій таблиці дані про закупівлі, продажі, товари, кількості, ціни, постачальників і терміни дії ліцензій, тож уся інформація щодо угоди зберігається в одному джерелі.
Терміни дії ліцензій та ідентифікована собівартість
У документах закупівель реалізовано поле для термінів дії ліцензій, а для окремих категорій товарів заповнення цього поля стало обов’язковим. Для товарів угоди реалізовано автоматичне генерування партій у закупівлях і їх підбір у продажах, що забезпечує ідентифіковану собівартість закупівлі та продажу.
Документообіг під вимоги замовника
Друковані форми документів доопрацьовано під вимоги замовника, зокрема з виведенням інформації про ліцензії, підписки та кінцевого споживача.
Складні моменти і нестандартні рішення
Типова функціональність Business Central не покривала повний управлінський сценарій IITD: потенційна угода мала об’єднувати CRM-логіку, продажі, закупівлі, маршрути товарів, облік собівартості та терміни дії ліцензій, тоді як у стандартному процесі ці дані розподілені між різними документами або взагалі недоступні в потрібному розрізі.
Нестандартним рішенням стало використання потенційної угоди як центрального об’єкта управлінського обліку. Навколо неї команда побудувала механізм накопичення даних щодо товарів, закупівель, продажів, постачальників, кінцевих споживачів і ліцензійних періодів.
Завдяки цьому клієнт отримує єдине джерело інформації щодо угоди замість набору розрізнених документів.
Робота з командою замовника
Однією з ключових умов успішного виконання проєкту стало те, що замовник призначив відповідального керівника проєкту з повноваженнями приймати рішення, а перша особа долучилася як спонсор проєкту до щомісячних координаційних нарад.
Це дало змогу підтримувати оперативну комунікацію, своєчасно узгоджувати питання й контролювати виконання завдань без затримок і потреби в ескалації.
Методологія впровадження
Реалізацію вели за спринтовою методологією CBPM Service: зібрали вимоги команди замовника до картки потенційної угоди, узгодили верхньорівневу концепцію і зафіксували деталі в технічному завданні.
Після розробки і тестування продемонстрували функціонал замовнику, команда внесла уточнення щодо друкованих форм і термінів ліцензій, ми доопрацювали рішення і після демонстрації фінальної версії запустили його в промислову експлуатацію.
Супровід і консультування тривають у робочому режимі.
Результати
У результаті управлінська база Business Central стала центральним середовищем для ведення інформації щодо потенційних угод.
Замість розрізненого обліку в Excel і окремих системах IITD отримала структурований процес, у якому закупівлі, продажі, товари, ліцензійні періоди та маршрути товарів пов’язані з конкретною угодою.
Якісні результати:
Потенційна угода стала єдиним центром накопичення управлінської інформації щодо продажів, закупівель, товарів, постачальників, кінцевих споживачів і ліцензій.
Зменшилася залежність від ручного ведення управлінського обліку в Excel.
З’явилась можливість аналізувати угоду не лише з боку продажу, а й з боку закупівлі, собівартості, постачальника та маржинальності.
Менеджери продовжують працювати в CRM, а управлінська база накопичує повну інформацію про угоду, готову до передачі в локальні бази.
Терміни дії ліцензій і підписок контролюються в документах закупівель і друкованих формах.
Що клієнт може робити зараз, чого не міг до проєкту:
Бачити повну інформацію щодо потенційної угоди в одному місці
Пов'язувати закупівельні та продажні документи з конкретною угодою
Накопичувати дані щодо товарів угоди, цін, кількостей, постачальників і кінцевих споживачів
Фіксувати і контролювати терміни дії ліцензій
Формувати документи та друковані форми з урахуванням ліцензійних періодів і кінцевого споживача.
