Зарплати, податки, банківські операції, локальні закупівлі та витрати обліковувались через фінансовий журнал та інші господарські операції. Консолідованої інформації в розрізі групи компаній не було.
Управлінський облік • Фінансові обміни • Консолідація
Обмін витрат і доходів періоду між локальними базами та управлінською базою BC
Кожна локальна база вела власний регламентований облік окремо, тому зібрати доходи і витрати всієї групи в одну картину можна було лише вручну, звіряючи дані з кількох систем у таблицях. Команда CBPM побудувала контрольований обмін між локальними базами і управлінською базою: рахунки, аналітики та проведення зіставляються автоматично, а фінансова команда замовника отримує консолідовані дані без ручного зведення.
📑 Витрати й доходи консолідуються
без ручного зведення, дані з локальних баз надходять в управлінську базу автоматично
📉 Ризик дублювання і ручних помилок знижено
Рахунки, аналітики та операції зіставлені між базами
🕐 Банківські виписки не переносяться вручну
Завантаження і рознесення платежів автоматизовано обмінами
Ситуація до проєкту
Витрати існували лише в локальних базах, тоді як для управлінського обліку їх потрібно було зібрати в управлінській базі для формування консолідованого балансу і P&L.
Завдання та критичні вимоги
Запит замовника передбачав побудову контрольованого обміну, який дає фінансовій команді консолідовану картину групи, не змінюючи звичного робочого процесу бухгалтерів у локальних базах
1. Регламентні обміни з локальних баз в управлінську базу
Налаштувати регулярну передачу даних з кожної локальної бази в управлінську базу.
2. Співставлення планів рахунків і аналітик
Зіставити рахунки та аналітики локальних баз з управлінською базою, включно зі значеннями аналітик.
3. Контроль складу обміну
Передбачити можливість виключати окремі операції чи рахунки з обміну.
4. Консолідація доходів і витрат для фінансового результату
Зібрати в управлінській базі доходи і витрати з локальних баз для формування управлінського фінансового результату.
5. Автоматизація банківських виписок і трансформація операцій
Автоматизувати завантаження банківських виписок через обміни платежів і забезпечити трансформацію сутності операцій, які по-різному класифікуються в регламентованому і управлінському обліку.
Технічні обмеження:
У різних локальних базах могли діяти різні плани рахунків, частина з них близька або ідентична до плану рахунків управлінської бази, а частина повністю відмінна.
Організаційні обмеження:
Процес не міг зупиняти роботу менеджерів у CRM і бухгалтерів у локальних базах, тому частину обмінів з бухгалтерськими базами винесли в окреме деталізоване технічне завдання.
Що і як зробила команда CBPM Service
Співставлення рахунків та аналітик між базами
Налаштовано співставлення плану рахунків між управлінською базою та локальними базами: реалізовано механізм, який визначає, якому рахунку локальної бази відповідає рахунок в управлінській базі. Так само зіставлено аналітики між локальними базами та управлінською базою.
Передбачено можливість виключати окремі рахунки з обміну: якщо рахунок виключений, операції за ним у управлінську базу не передаються.
Передача даних і облік у спеціальній таблиці
Дані з локальних баз передаються в управлінську базу, потрапляють у спеціальну таблицю та далі обліковуються в управлінській базі.
У локальних базах бухгалтери ведуть поточну діяльність: завантажують і розносять банківські виписки, обліковують документи та операції. Після обліку в локальних базах відповідні витрати передаються в управлінську базу через обміни.
Доступ до первинних документів локальних баз
В управлінській базі налаштовано перегляд прикріплених у локальних базах документів, сканованих або електронних, без потреби відкривати кожну локальну базу окремо.
Складні моменти і нестандартні рішення
Різні локальні бази мали різні плани рахунків, тому знадобилося налаштувати співставлення рахунків з управлінською базою, а також зіставити аналітики та значення аналітик. Окремо передбачено винятки за рахунками, які не мають передаватися в управлінську базу.
Окремим складним питанням залишаються валютні різниці: в управлінській базі локальна валюта долар, тоді як у локальних базах це національна валюта країни. Команда окремо аналізує, чи визнавати такі різниці як курсові, чи як інші доходи або витрати.
Окремої уваги вимагала зміна сутності господарських операцій, оскільки одні й ті самі операції по-різному класифікуються в регламентованому та управлінському обліку.
Логіка розподілу: що первинне, а що передається обмінами
Основна діяльність, зокрема закупівлі та продажі, створюється первинно в управлінській базі.
Витрати і доходи, які виникають у локальних базах і не належать до основної діяльності, передаються в управлінську базу обмінами.
У локальних базах операції обліковуються через документи або фінансовий журнал: банківські виписки завантажуються і розносяться на місці, після чого дані обмінами передаються в управлінську базу.
Методологія впровадження
Реалізацію вели за спринтовою методологією CBPM Service: зібрали вимоги фінансової команди замовника до співставлення рахунків і аналітичних розрізів, узгодили концепцію і зафіксували деталі в технічному завданні.
Після розробки і тестування продемонстрували обміни замовнику, врахували уточнення щодо винятків за рахунками і валютних різниць, після чого показали фінальну версію і запустили обміни в промислову експлуатацію.
Супровід і консультування тривають у робочому режимі
Робота з командою замовника
Однією з ключових умов успішного виконання проєкту стало те, що замовник призначив відповідального керівника проєкту з повноваженнями приймати рішення, а перша особа долучилася як спонсор проєкту до щомісячних координаційних нарад.
Це дало змогу підтримувати оперативну комунікацію, своєчасно узгоджувати питання й контролювати виконання завдань без затримок і потреби в ескалації.
Результати
Автоматизований обмін витрат і доходів: розроблено систему передачі витрат і доходів періоду з локальних баз в управлінську базу, з переданням облікованих у локальній базі платежів.
Співставлення рахунків і аналітичних розрізів: налаштовано співставлення плану рахунків управлінської бази та локальних баз, а також аналітик і значень аналітик, з можливістю виключення окремих рахунків з обміну.
Трансформація сутності операцій: автоматизовано трансформацію операцій, які по-різному класифікуються в регламентованому і управлінському обліку; дані обмінами потрапляють у розроблену таблицю та обліковуються через фінансовий журнал у книги.
Менше ручної роботи і ризику помилок: автоматизація обмінів зменшує ручну роботу користувачів і ризик помилок при перенесенні даних, а також виключає дублювання внесення даних в управлінську і локальні бази.
Консолідована управлінська звітність: в управлінській базі можна зібрати доходи і витрати з локальних баз для формування управлінського фінансового результату та іншої звітності.
