Знайомство з командою: Клейнова Марія

Коли процес, який раніше займав у спеціаліста тиждень, після автоматизації можна виконати за пів дня — це вже не просто впровадження нового функціоналу. Це зміна того, як працює бізнес.

Саме такі задачі найбільше подобаються Марії Клейновій — провідному бізнес-аналітику та проєктному менеджеру CBPM Service.

Ми поговорили з Марією про те, чому не варто буквально переносити Excel у нову систему, як автоматизація змінила роботу з 8 000 споживачів, навіщо іноді обирати дорожче рішення і чому навіть після детальної оцінки проєкту бізнесу варто залишати резерв на зміни.

Маріє, як ти взагалі прийшла у сферу бізнес-аналізу та автоматизації?

«За освітою я спеціаліст із міжнародної економіки, навчалася у Львівській політехніці.

До приходу в компанію працювала спеціалістом із виготовлення електронних цифрових підписів та консультантом програмного забезпечення для подання звітності до контролюючих органів. До CBPM Service я приєдналася у 2021 році. Тут поступово почала розвиватися у напрямку бізнес-аналізу, а сьогодні поєдную роботу бізнес-аналітика та проєктного менеджера.»

У яких напрямках сьогодні почуваєшся найсильніше?

«Зараз це кілька напрямків. Добре знаю функціонал роботи CRM систем. Багато працювала з енергетичними компаніями — із зеленим тарифом, розрахунком побутових споживачів та самовиробництвом. Також маю досвід зі складським обліком у Microsoft Dynamics та автоматизацією виробничих процесів в облікових системах.

А яка частина роботи бізнес-аналітика подобається тобі найбільше?

«Найбільше люблю створювати щось нове. Особливо цікаво, коли клієнт до цього виконував певний процес в Excel або взагалі вручну, а тепер хоче його автоматизувати.

Мені подобаються такі проєкти від початку до кінця. Спочатку потрібно якісно провести інтерв’ю, зрозуміти, як насправді працює процес і що потрібно користувачам. Потім — детально описати технічне завдання, супроводжувати реалізацію, тестувати результат і врешті передати готове рішення замовнику. Особливо добре працюється, коли клієнт відкритий до діалогу і готовий разом аналізувати процес та шукати рішення, яке буде справді зручним для його команди.»

Який проєкт став для тебе одним із найбільших професійних викликів?

«Проєкт зі складського обліку в Microsoft Dynamics для виробника килимових виробів. Це був мій перший проєкт у Dynamics після навчання. Тому на початку було складно зрозуміти, що система дозволяє реалізувати, де є обмеження, а де потрібно шукати інший варіант. Коли навчаєшся, ти отримуєш певну базу. Але реальний проєкт дуже швидко показує ситуації, яких у навчальних прикладах просто не було. Доводилося вчитися вже безпосередньо під час роботи, десь помилятися, повертатися до задачі та шукати інший підхід. Але саме завдяки цьому проєкту зараз я набагато краще розумію цю ділянку Dynamics.»

Чи траплялося, що клієнт приходив уже з готовим баченням рішення, але після аналізу ти пропонувала зробити інакше?

«Таке точно зустрічалось при реалізації розрахунку споживачів по Зеленому тарифу, але зараз точних прикладів не наведу. Зазвичай Замовник хотів реалізацію так, як він звик розраховувати в Excel, а ми пропонували рішення виходячи із вже частково реалізованої системи і простішої логіки роботи.»

А як обираєш, коли є декілька правильних варіантів реалізації?

«Для мене один із головних критеріїв — зручність користувачів. Другий важливий момент — що буде з цим рішенням у майбутньому. Якщо ми зараз автоматизуємо один процес, потрібно подумати, чи не створить обране рішення проблем, коли клієнт захоче оптимізувати пов’язані процеси. Іноді більш зручне та перспективне рішення може бути дорожчим. А дешевший варіант технічно теж працюватиме, але вимагатиме більше ручних дій від користувачів.

У такому випадку я намагаюся пояснити замовнику різницю між варіантами, а вже він визначає свій пріоритет: вартість, зручність чи можливість подальшого розвитку.»

Можеш навести приклад, де результат автоматизації особливо добре видно в цифрах?

«Хороший приклад — робота з енергетичними компаніями та зеленим тарифом.

Раніше значна частина обліку та розрахунків велася в Excel. Потрібно було працювати з великою кількістю документів, щоб виконати розрахунки приблизно для 8 000 споживачів.

Зараз облік ведеться в одній системі, а сам розрахунок разом із вивірками можна виконати приблизно за пів дня.

Для мене це хороший приклад того, навіщо взагалі потрібна автоматизація: не просто замінити Excel іншою програмою, а реально скоротити кількість ручної роботи та спростити процес для користувача.»

А який кейс ти сама вважаєш особливо показовим?

«Мені подобається приклад із виробництвом кави для «Галки». До автоматизації облік частково вівся в паперових журналах, частково — в Excel. Головний технолог щомісяця переносив щоденні дані із журналів виробництва за змінами, потім виконував необхідні розрахунки в декількох Excel-документах. Таких файлів могло бути до десяти. Після цього результати потрібно було знову переносити — уже в бухгалтерську систему. Тобто одна інформація фактично кілька разів проходила через ручне введення та обробку. Ми перенесли щоденний облік безпосередньо в систему, реалізували три документи з необхідними розрахунками, які замінили до десяти Excel-документів, а також автоматичне заповнення бухгалтерських документів. У результаті те, на що головний технолог раніше витрачав приблизно тиждень роботи щомісяця, зараз можна зробити орієнтовно за пів дня — фактично натисканням кількох кнопок у системі.»

Чи був досвід, який суттєво змінив твій підхід до роботи?

«Для мене таким періодом стала передача завдань із виробництва після зміни попередньої команди.

За досить короткий час потрібно було розібратися в абсолютно новому для мене функціоналі. Я дуже переживала через це і сильно стресувала.

Зараз розумію, що саме цей досвід навчив мене трохи спокійніше ставитися до нових і складних задач.

Коли бачиш великий незнайомий процес цілком, він може здаватися дуже складним. Але коли починаєш поступово розбиратися, ставити запитання, ділити його на окремі задачі — рішення знаходяться.

Тому зараз намагаюся витрачати менше енергії на переживання через те, що чогось ще не знаю, і більше — безпосередньо на пошук рішення.»

Що клієнти найчастіше недооцінюють перед стартом автоматизації?

«Мені здається, бажання передбачити абсолютно все. На старті хочеться максимально точно визначити функціонал, строки, бюджет, передбачити всі ризики — і це правильно. Проблема виникає, коли початкову оцінку сприймають як щось, що вже взагалі не повинно змінюватися. За моїм досвідом, практично в кожному проєкті під час роботи з’являлися додаткові потреби, яких на старті просто неможливо було передбачити.

Причому це не обов’язково побажання, які можна перенести «на потім». Іноді вже під час реалізації стає зрозуміло, що без певного додаткового функціоналу процес не працюватиме так, як потрібно бізнесу. Тому я б радила ще на старті закладати певний резерв — і в бюджеті, і в строках. Чим якісніший аналіз на початку, тим менше невизначеності. Але повністю прибрати її в проєктах автоматизації практично неможливо.»

Що для тебе є показником добре виконаної роботи?

«Напевно, коли результатом справді користуються і він полегшує людям роботу. Мені подобається пройти весь шлях разом із клієнтом: почути початкову ідею, розібрати процес, знайти рішення, описати його, реалізувати, протестувати — і зрештою побачити, що воно працює. Особливо цінно, коли клієнт довіряє тобі настільки, що готовий не просто сказати, як саме потрібно зробити, а разом шукати кращий варіант. Тоді бізнес-аналітик може виконувати свою справжню роль: не просто передавати побажання від замовника розробнику, а допомагати перетворювати бізнес-потребу на рішення.»

А що допомагає перемикатися після роботи?

«Люблю активний відпочинок, подорожі, природу, спорт і зустрічі з друзями.

Ще дуже люблю читати — зазвичай це дві-три книги на місяць. А якщо потрібно справді перезавантажитися, найкраще допомагають прогулянки на природі та тиша. Ще одне моє захоплення — полденс. Це хороший баланс фізичного навантаження, дисципліни й творчості.»

І наостанок: що для тебе означає бути хорошим бізнес-аналітиком?

«Передусім — уміти слухати. Але важливо не просто записати те, що говорить клієнт. Потрібно зрозуміти його справжню потребу, розібратися в процесі й запропонувати рішення, яке буде зручним для користувачів і водночас матиме сенс із погляду подальшого розвитку системи. І ще одна важлива навичка — вміти «перекласти» бізнес-потребу на мову команди розробки так, щоб у результаті всі однаково розуміли, що і навіщо ми створюємо.

Саме десь між цими двома сторонами — потребами бізнесу та можливостями системи — і знаходиться робота бізнес-аналітика.»

Історія Марії добре показує, що цінність автоматизації — не в самій кількості реалізованого функціоналу. Вона проявляється тоді, коли десять Excel-файлів перетворюються на три документи в системі, тиждень ручної роботи — на пів дня, а складний процес для тисяч користувачів стає керованим в одному середовищі.

У CBPM Service ми працюємо саме з такими задачами: аналізуємо процеси, знаходимо точки для оптимізації та створюємо рішення, які допомагають бізнесу витрачати менше часу на рутину й більше — на розвиток.