Закупівлі й виробництво — у BAF, роздрібні продажі — у Magento і Magestore, фінансовий облік, оплати та ПДВ-звітність — в Excel. Жодна з систем не була пов’язана з іншою автоматично: будь-яка операція між ними вимагала ручного перенесення й звірки даних.
ERP впровадження • Іспанська локалізація • Ювелірна галузь
Впровадження підсистеми продажів у Microsoft Dynamics 365 Business Central з іспанською локалізацією
До початку проєкту ключові процеси продажів, товарного обліку та фінансової звітності були розподілені між чотирма різними системами й таблицями Excel, що унеможливлювало ефективне управління єдиним контуром. Команда CBPM Service реалізувала перший етап підсистеми продажів у Microsoft Dynamics 365 Business Central з урахуванням іспанської локалізації, галузевої специфіки ювелірного бізнесу та інтеграції з чинними системами замовника.
📑 2 дні → 40 хв
підготовка документів первинного поповнення магазинів
📉 −30%
трудомісткість формування інвойсів
🕐 −25%
час проведення інвентаризації
Інфраструктура, яка стримувала зростання
Carrera Y Carrera виробляє та продає ювелірні вироби власної марки через B2B- і B2C-канали в кількох країнах. До проєкту облік було розподілено між чотирма інструментами: BAF, Magento, Magestore, Sage та Excel. Кожна операція, що зачіпала більше однієї системи, потребувала ручного перенесення та звірки. Ювелірна специфіка (серійні номери, ваги, вставки, гарантія) не підтримувалася жодною системою в структурованому вигляді.
Кожен виріб має серійний номер, матеріал, пробу, колір, розмір, тип і вагу вставок, чисту вагу золота, фото та гарантію. Жодна з наявних систем не підтримувала цей рівень деталізації в структурованому вигляді, атрибути велися вручну в Excel, що створювало постійний ризик помилок і розбіжностей.
Фінансовий і податковий облік вівся в Excel, що унеможливлювало формування достовірної VAT-звітності в режимі реального часу. Банківські платежі імпортувались вручну, що уповільнювало обробку та підвищувало ризик розбіжностей між фактичними й обліковими даними.
Жоден із наявних інструментів не був розрахований на одночасну роботу з B2B і B2C каналами, серійно-ваговим обліком ювелірних виробів, інтеграцією з виробничою системою та іспанськими регуляторними вимогами. Спроби реалізації на платформах нижче класу ERP не дали результату.
Іспанське законодавство передбачає обов’язковий перехід на електронний інвойсинг. Без єдиної ERP-платформи з іспанською локалізацією підготуватись до цього в операційному режимі було неможливо — Excel не дозволяв сформувати ні структуру документів, ні необхідну звітність.
Проблема зачіпала весь ланцюжок: довідники товарів, залишки готової продукції, серійно-ваговий облік, B2B-клієнти, замовлення з e-commerce, банківські платежі, друковані форми й нумерація документів. Кожна ланка існувала в окремій системі без зв’язку з іншими.
Завдання та критичні вимоги
Запит клієнта передбачав реалізацію першого етапу підсистеми B2B і B2C продажів у Business Central з іспанською локалізацією у стислі терміни — 4 місяці. Крім запуску базового функціоналу продажів, система мала інтегруватися з BAF для двостороннього обміну довідниками й готовою продукцією, підтримати особливості ювелірного обліку та підготувати технічну основу для майбутнього використання електронних інвойсів, як тільки відповідний функціонал з’явиться в іспанській локалізації.
1. Єдина система для B2B та B2C продажів
Підтримка обох каналів продажів без розривів між ними, без дублювання операцій і без ручного оновлення даних про готову продукцію після виробництва.
2. Стабільна інтеграція між BAF та Business Central
Перенесення великого масиву даних зі збереженням зв’язків між об’єктами, синхронізація продукції, залишків і клієнтських даних без втрат і дублювання, як при початковому завантаженні, так і при регулярних оновленнях.
3. Підтримка галузевої специфіки ювелірного бізнесу
Система мала підтримувати унікальні характеристики виробів і бізнес-логіку, що виходять за межі стандартного функціоналу Business Central.
4. Повне трасування та контроль виробів
Критичним було коректне трасування кожного виробу без помилок у серійних номерах і вагових параметрах на всіх етапах роботи з продукцією.
5. Стандартизований процес документообігу
Система мала забезпечити єдиний підхід до формування документів продажу, з друкованими формами та правилами, що виключають ручні відхилення від бізнес-процесів.
6. Відповідність локальним вимогам Іспанії
Враховано специфіку іспанського ринку та регуляторні вимоги. Окремий пріоритет — це готовність до електронних інвойсів без масштабних доопрацювань.
7. Прозорість обмінів і контроль помилок
Клієнт потребував аудиторського сліду за кожним записом в інтеграції: статус створення, оновлення або відхилення з причиною, для повного контролю над процесом обміну даними.
Що і як команда CPBM Service зробила
Реалізація
Рішення побудоване навколо Business Central як єдиної цільової системи для продажів і товарного обліку. Архітектура поєднує міграцію довідників, API-обмін із виробничою системою, галузеву кастомізацію та контроль цілісності даних таким чином, щоб мінімізувати залежність від ручних операцій і знизити ризики помилок під час інтеграції.
Архітектурне рішення
Команда розмежувала одноразову міграцію та регулярні операційні обміни. Довідники й початкові залишки завантажувалися із BAF через Excel і пакети конфігурацій поетапно , з перевіркою до фіналізації. Поточні надходження готової продукції та B2C-продажі з Magento/Magestore передаються через API в режимі регулярних оновлень.
API створює рядки товарного журналу з повним набором атрибутів. Якщо товар або довідник відсутній у BC, розширений JSON від BAF дозволяє створити потрібні записи безпосередньо під час обміну. Кожен обмін логується зі статусом і причиною відхилення, що забезпечує прозорість і оперативне виявлення проблем.
Адаптація під ювелірну специфіку
Стандартний функціонал BC не розрахований на зберігання галузевих атрибутів ювелірних виробів. Для покриття цих потреб було розроблено розширення: додаткові довідники і поля товару (матеріал, проба, колір, розмір, тип і вага вставок, колекція), окрема таблиця даних серійних номерів, поля ваги і чистої ваги у рядках документів продажу, облікованих документах, поверненнях, кредит-нотах і трасуванні, а також автоматичні суматори ваги для агрегованих звітів.
Розроблені поля наскрізно поширюються від картки товару до фінального документа продажу і трасування руху виробу. Завдяки цьому будь-який виріб можна ідентифікувати і відстежити на всіх етапах роботи з ним: від надходження з виробництва до відвантаження кінцевому покупцеві або консигнаційного продажу.
Консигнаційний облік
Окремим блоком реалізовано консигнаційний процес: переміщення товарів на склад консигнації без переходу права власності, облік продажу кінцевому покупцеві через консигнаційний канал і автоматичне формування внутрішнього продажу за фактом реалізації. Це дозволило включити консигнаційну схему в єдиний контур BC без додаткових ручних проводок.
Документообіг і відповідність локальним вимогам
◻ У системі налаштовано повний набір документів продажу: Proforma Invoice, Order, Sales Invoice і прайс-лист з фотографіями.
◻ Для нумерації документів продажу реалізовано власний алгоритм: префікс документа, C/, дві останні цифри поточного року та порядковий номер, відповідно до вимог замовника.
◻ Налаштовано імпорт банківських платежів з клієнт-банків, параметри P&L і аналітики.
◻ Іспанська локалізація розгорнута з підтримкою ПДВ за іспанськими правилами; система структурно готова до підключення електронного інвойсингу в межах тієї ж локалізації без потреби в масштабному доопрацюванні.
Що реалізовано
У системі налаштовано повний набір документів продажу: Proforma Invoice, Order, Sales Invoice і прайс-лист з фотографіями.
Для нумерації документів продажу реалізовано власний алгоритм: префікс документа, C/, дві останні цифри поточного року та порядковий номер, відповідно до вимог замовника.
Налаштовано імпорт банківських платежів з клієнт-банків, параметри P&L і аналітики.
Іспанська локалізація розгорнута з підтримкою ПДВ за іспанськими правилами; система структурно готова до підключення електронного інвойсингу в межах тієї ж локалізації без потреби в масштабному доопрацюванні.
Робота з даними та довідниками
- Спершу була сформувана структура довідників і кастомних полів у BC, після чого здійснювалось одноразове завантаження даних через Excel і пакети конфігурацій.
- Окремо були визначені зони відповідальності кожної зі сторін: команда замовника забезпечувала вивантаження довідників, номенклатури, залишків і даних після виробництва на стороні BAF; команда CBPM Service реалізовувала приймання цих даних у BC, формування товарних журналів, логування помилок і створення необхідних документів.
Робота з командою замовника
Однією з ключових умов успішного виконання проєкту в чотиримісячний термін стало те, що замовник призначив відповідального керівника проєкту з повноваженнями приймати рішення, а перша особа долучилася як спонсор проєкту до щомісячних координаційних нарад. Це дало змогу підтримувати оперативну комунікацію, своєчасно узгоджувати питання й контролювати виконання завдань без затримок і потреби в ескалації.
Нестандартні технічні рішення
Вага і чиста вага виробу підтягуються не лише в картку товару, а й у рядки документів продажу, облікованих документів, повернень, кредит-нот і трасування, що забезпечує повноту даних на будь-якому етапі операції.
Логування обмінів із зазначенням статусу кожного запису (створено / оновлено / відхилено з причиною) перетворює інтеграцію на керований і перевіряємий процес, а не чорну скриньку.
Для сценарію, коли товар або пов’язаний довідник відсутній у BC на момент отримання даних від BAF, реалізовано можливість автоматичного створення потрібних записів на підставі розширеного JSON, що виключає блокування процесу через неповні дані.
Власний алгоритм нумерації документів продажу дозволяє дотриматися внутрішніх стандартів клієнта і зберегти їх при масштабуванні кількості операцій.
Результати
Показник
Формування інвойсів
Підготовка документів поповнення магазинів
Проведення інвентаризації
До
Базова трудомісткість
2 дні
Базова тривалість
Після
−30% часу
40 хвилин
−25% часу
Менший ризик ручних помилок у товарах, серійних номерах, вазі, залишках і документах.
Краща простежуваність помилок інтеграції завдяки логам обмінів.
Підвищена готовність до регуляторних вимог щодо ПДВ та електронних інвойсів.
